Le fiere di settore vengono sempre organizzate dagli organizzatori molto tempo prima, di solito cominciano già 1 anno prima a proporre gli spazi da affittare per posizionare il proprio stand. Una volta valutato e confermato quindi il proprio spazio è necessario per un’azienda prepararsi al meglio per partecipare alla fiera di settore.
La partecipazione va sempre curata nel dettaglio prima, durante e dopo la fiera per evitare inutile spreco di denaro e soprattutto nessun ritorno in termini di nuovi clienti e persone interessate al Brand.
Vediamo come farlo e quanto tempo prima iniziare i preparativi.
Prepararsi per la fiera di settore
Come abbiamo detto circa 12 mesi si può prenotare il proprio spazio espositivo, ma non prima di aver stabilito degli obiettivi aziendali per cui parteciparvi e un budget da investire in questa campagna lavorativa. Alcuni eventi fieristici vengono organizzati 9 o 6 mesi prima, quindi se si è interessati è opportuno stilare una lista di fiere di interesse e segnarsi quando iniziano a prendere le richieste di prenotazione degli spazi disponibili.
Il secondo passo, sempre da fare con largo anticipo, è quello di scegliere un project manager che si occupi di tutta l’organizzazione, può essere interno o esterno all’azienda, quindi un professionista. Il compito di questa figura è quello di stabilire se la partecipazione alla fiera è necessaria per:
- aumentare la brand reputation,
- acquisire nuovi contatti sia in termini di potenziali clienti, che di fornitori,
- entrare nel mercato oltre confine,
- lanciare nuovi prodotti sul mercato.
Ve ne possono essere anche altri a seconda del business aziendale, ma questi sono senz’altro quelli base su cui muoversi.
Si passa poi al progettare lo stand e alla produzione se necessaria dello stesso, a seguire vanno studiate brochure, volantini e gadget da portare in fiera, tutto sempre con un obiettivo ben preciso. Ad esempio se state per lanciare un nuovo prodotto ricordate di pubblicizzarlo al meglio durante la fiera.
Da non dimenticare anche la prenotazione di stanze per il soggiorno in Hotel, qualora la fiera si tenga lontano dalla sede aziendale. Nelle zone delle fiere vi sono sempre diversi Hotel che forniscono tariffe ad hoc per gli espositori.
Infine, ma non meno importante è la scelta dello staff per la fiera, interno o esterno all’azienda deve sempre essere formato in maniera adeguata molto prima della fiera e vanno selezionate sempre più persone che possano sostituire qualcuno in caso di inconvenienti dell’ultimo minuto.
Riassumendo per partecipare ad una fiera di settore è necessario prepararsi da 12 a 6 mesi prima e:
- scegliere la fiera di settore a cui si vuole partecipare
- stabilire il budget
- stabilire gli obiettivi da raggiungere durante la fiera e per cui si vuole partecipare
- inviare la domanda di partecipazione
- scegliere un projetc manager
- scegliere lo staff per la fiera e formarlo adeguatamente
- prenotare le stanze in Hotel per un eventuale soggiorno lontano dalla sede aziendale.
- progettare lo stand, se necessario tramite un professionista
- far produrre brochure, volantini e gadget dedicati.
Non ti resta che agire e arrivare prima degli altri per non perdere potenziali clienti e quindi possibili entrate economiche.